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Malgré la prolifération des moyens de communication, la téléphonie d’entreprise en Amérique du Nord connaît un taux de croissance annuel composé de 10 à 15 % par année. Les entreprises savent que la communication « téléphone à téléphone » est toujours pertinente et fiable lorsque le client souhaite parler directement à un humain pour conclure une transaction ou obtenir rapidement des réponses à ses questions.

Voici 6 facteurs à considérer lors du choix de votre nouveau système téléphonique

1. Solutions hébergées ou équipements traditionnels privés / hybrides ?

Jusqu’à récemment, les systèmes téléphoniques disponibles pour les PME étaient limités et très coûteux. Ces systèmes servaient principalement le rôle d’un opérateur téléphonique automatisé permettant aux employés de communiquer entre eux et avec les clients.

L’installation et la maintenance d’un système privé se faisaient à grands frais et seules les très grandes entreprises disposant de moyens considérables pouvaient bénéficier de fonctions avancées.

Les systèmes téléphoniques privés / hybrides traditionnels sont toujours disponibles aujourd’hui. Cependant, avec l’avènement des technologies cloud, l’augmentation de la qualité des liens Internet et la polyvalence des nouveaux systèmes de téléphonie cloud, les solutions téléphoniques hébergées sont devenues un choix attractif pour les PME.

2. Image de votre entreprise

Le système téléphonique est la porte de votre entreprise. Un service vocal interactif obsolète ou de mauvaise qualité avec des menus interminables, des boîtes aux lettres pleines et l’incapacité de vos clients à joindre efficacement vos employés sont des facteurs qui influencent négativement l’image de votre entreprise.

À l’inverse, un service vocal interactif efficace et intuitif permet de projeter l’image d’une grande entreprise tout en augmentant la qualité du service client. Vos clients ne méritent-ils pas qu’on leur réponde lorsqu’ils contactent votre entreprise ?

3. Les fonctions essentielles
Les fonctions clés d’un bon système de téléphone sera votre productivité et de l’image avec vos clients.

• Notifications de message – vider et maintenir votre messagerie vocale à jour peut demander des efforts considérables.
• La notification par e-mail des messages en attente et des appels manqués permet de gagner du temps. Les meilleurs systèmes attachent également la transcription vocale des messages aux e-mails de notification.
• Système de conférence – vous permet d’organiser des réunions audio virtuelles avec plusieurs participants. La visioconférence est également incluse dans la liste des fonctions avancées du système téléphonique.
• Service vocal interactif – un assistant vocal interactif répondra et dirigera les appels vers la personne appropriée. Certaines entreprises préféreront une intervention humaine pendant les heures d’ouverture et utiliseront le système automatisé après la fermeture.
• Mobilité de l’utilisateur – les appels peuvent être acheminés vers le téléphone de bureau et simultanément vers une application sur un smartphone (téléphone logiciel). Cela permet à l’utilisateur de prendre des messages ou de passer et de recevoir des appels de vos clients sur la route, à l’hôtel ou à la maison. L’application mobile vous permet également d’éviter de révéler votre numéro de téléphone portable personnel.
• Fonctionnalités avancées de routage d’appels – files d’attente, groupes de sonnerie, renvoi et renvoi d’appel. La majorité des systèmes téléphoniques cloud prennent en charge ces fonctions.
• Suivi d’appel (fonctions “Follow-me”) – configuration du suivi d’appel automatique permettant de joindre vos collaborateurs où qu’ils soient, au lieu de jouer au tag téléphonique !

4. Auto-administration

Grace la facilité d’utilisation du système téléphonique basé sur le cloud d’aujourd’hui, les utilisateurs des petites entreprises peuvent prendre le contrôle de leurs communications et se libérer des contrats de service coûteux et restrictifs avec leurs fournisseurs de système téléphonique titulaires.

5. Économies de coûts
La migration vers un système de téléphonie basé sur le cloud et la consolidation de différents services tels que les numéros de téléphone, les lignes téléphoniques, les forfaits longue distance et l’administration du système avec un seul fournisseur peuvent générer des économies considérables. De plus, la majorité des fournisseurs de services téléphoniques d’affaires offrent des forfaits d’appels illimités dans les provinces, au Canada ou parfois même au Canada et aux États-Unis.

Attention cependant, des économies « irréalistes » peuvent cacher certains écueils :

Surcharge pour les fonctions optionnelles.

Surfacturation des lignes téléphoniques en cascade ou limitation du nombre d’appels simultanés autorisés.

Surfacturation des appels interurbains.

6. Fiabilité
Les technologies cloud apporte de nombreux avantages, cependant, tous les fournisseurs offrent la même garantie de qualité de service. L’infrastructure cloud doit être construite sans point de défaillance unique avec un support de centre de données géo-redondant. Un sinistre dans un centre de données ne devrait jamais impacter votre service téléphonique.

Contactez un spécialiste S2T dès aujourd’hui pour obtenir des conseils sur votre prochain système téléphonique professionnel.